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Lagerabrechnung

Abrechnungsverfahren

Auf dieser Seite findet Ihr alle Vorgaben zur Gestaltung der Abrechnungen. Die Bedingungen sind vom Land und dem rdp vorgegeben.

F├╝r jede Ma├čnahme muss eine getrennte Abrechnung erstellt werden. Am besten kopiert ihr euch die Teilnahmeliste und die Abrechnung f├╝r eure Unterlagen.

Die verantwortliche Leitung (VL) ist f├╝r die ordnungsgem├Ą├če Abrechnung verantwortlich und best├Ątigt mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.

Alle Formulare, die Ihr zur Erstellung der Abrechnungen braucht, findet ihr hier:

Abgabe der Teilnahmelisten und der Abrechnungsunterlagen

Die aktuellen Fristen f├╝r die Bezuschussung eurer Erholungsma├čnahme findet ihr hier

Abrechnungsverfahren - Allgemeine Hinweise

  • Es werden keine Lose-Blatt-Sammlungen mehr bearbeitet.
  • Generell gilt: Von der Teilnehmerliste abweichende Daten (Zeitraum der Ma├čnahme, Ort, Teilnehmerzahl und Leiterzahl) m├╝ssen unbedingt erl├Ąutert werden!
  • Aber: Unbedingt Anwesenheitspflicht der LeiterInnen und des/der VL beachten: Die verantwortliche Leitung und die weiteren Leitenden / Mitleitenden haben eine Anwesenheitspflicht. Sie m├╝ssen die Ma├čnahme ├╝ber den gesamten Zeitraum (Dauer der EM) begleiten.
  • Auf jeden Fall muss das Original-Deckblatt (Kostenabrechnung) benutzt und als erstes Blatt auf die Abre┬şchungs┬şunterlagen geheftet werden. Keine eigenen Deckbl├Ątter erstellen! Durch die Unterschrift des verantwortlichen Leiters auf unserem Formular wird die sachliche und rechnerisch richtige Abrechnung der Erholungsma├čnahme best├Ątigt.
  • Die Abrechnungsunterlagen heften (Heftstreifen); die 5 Positionen bitte durch Trennbl├Ątter unterteilen.
  • Zu Beginn jeder neuen Ausgabenposition 1 ÔÇô 5 bitte die beiliegende ├ťbersicht der Belegf├╝hrung heften und entsprechend der Mustervorlage nutzen. Solltet Ihr f├╝r einzelne Positionen mehr Bl├Ątter ben├Âtigen, bitte kopieren.
  • Alle Quittungen und Belege sauber und ├╝bersichtlich auf DIN A4 Bl├Ątter (bitte nicht auf die R├╝ckseiten) nach den Positionen aufkleben und mit Belegnummern versehen. Es k├Ânnen mehrere Belege auf eine Seite aufgeklebt (nicht getackert!) werden. Die Belege d├╝rfen nicht zerschnitten werden, sondern m├╝ssen so gefaltet sein, dass die Belegsumme immer zu erkennen ist.
  • F├╝r Lieferungen und Leistungen, die nicht sofort und bar bezahlt werden, werden in der Regel Rechnungen ausgestellt (z. B. von Busunternehmen, Materialtransporter-Ausleihe, Zeltplatz-Verwaltung, Versicherungen, ...) Diese Rechnungen sind der Abrechnung im Original beizuf├╝gen.
  • Aus den Belegen/Quittungen muss erkennbar sein, was wann und wo gekauft wurde. Ggfs. den Artikel dazuschreiben - gerade im Ausland wichtig.
  • Quittungen sollen nach M├Âglichkeit auf den Verband/Stamm oder die Leitungsperson ausgestellt sein.
  • Das Datum von Quittungen bzw. Belegen muss in Zusammenhang mit den Daten der Ma├čnahme stehen. (Ausnahme: Vor- und Nachbereitungskosten)
  • Sollte eine Rechnung nicht beigebracht werden k├Ânnen, so ist das schriftlich zu begr├╝nden und ggfs. telefonisch mit dem DPSG-Di├Âzesanb├╝ro abzukl├Ąren.
  • Der Differenzbetrag zwischen Ausgaben und Einnahmen (Eigenleistung der Teilnehmer, Beihilfen Stadt/Kreis) muss in etwa der H├Âhe der zu erwartenden Landesmittel ent┬şsprechen (Teilnehmer x Tage x zu erwartender Tagessatz). Sind die Einnahmen zu hoch, m├╝ssen die Eigenleistungen der TeilnehmerInnen gesenkt und an die TeilnehmerInnen zur├╝ckgezahlt werden!
  • Es m├╝ssen im Di├Âzesanb├╝ro nur Original-Quittungen bis zur H├Âhe der F├Ârderung zzgl. 10 % Eigenanteil abgegeben werden. Um eine saubere Buchf├╝hrung zu gew├Ąhrleisten, empfehlen wir jedoch die kompletten Abrechnungsunterlagen abzugeben. Hinsichtlich der Leiterwechsel innerhalb eines Stammes, ist bei einer Pr├╝fung durch den Landesrechnungshof nach acht Jahren nicht davon auszugehen, dass die Unterlagen im Stamm auffindbar sind! Au├čerdem ist dem verantwortlichen Leiter die tats├Ąchliche F├Ârderh├Âhe h├Ąufig noch nicht bekannt. So kann er die H├Âhe der nachzuweisenden Kosten als zu gering einsch├Ątzen.

Abrechnungsverfahren - Zu den einzelnen Positionen

Position 1: Unterkunft und Verpflegung

  • Die Angaben von Personenanzahl und Aufenthaltsdauer auf der Rechnung m├╝ssen mit den Angaben der Teilnehmerliste ├╝bereinstimmen!!! Ansonsten ist eine genaue Erkl├Ąrung in einem beigef├╝gten Schreiben erforderlich. Die Zeltplatz-/Hausrechnung muss eine genaue Anschrift aufweisen. Sind bspw. 48 Personen auf der Zeltplatzrechnung vermerkt, sind aber nur 45 Personen auf der Teilnehmerliste, m├╝ssen die Zeltplatzkosten f├╝r die 3 Personen abgerechnet werden.
  • Falls keine ordentliche Rechnung ausgestellt werden kann oder keine Kosten f├╝r die Unterkunft entstanden sind, bitte den 'Beleg f. Raum-/Platzbenutzung' verwenden.
  • Leihkosten f├╝r Zelte, K├╝chenmaterial und Kosten f├╝r sanit├Ąre Anlagen geh├Âren mit zu den Unterkunfts- und Verpflegungskosten. Falls ├╝ber den Stamm/Bezirk ausgeliehen, bitte ordentliche Rechnung erstellen und Zahlungsbeleg beif├╝gen. Leihkosten f├╝r Zelte bitte in realistischem Rahmen abrechnen (max. 10 % des Neuwer┬ştes).
  • Alkoholische Getr├Ąnke, Pfand und Tabakwaren sind keine abrechnungsf├Ąhigen Kosten. Sollten diese Positionen auf den Quittungen auftauchen, bitte durchstreichen und den Betrag von der Summe abziehen. Alkoholfreie Getr├Ąnke m├╝ssen als solche auf den Belegen ausgewiesen werden; diese Kosten sind ansonsten nicht abrechnungsf├Ąhig.
  • Einzelbelege ├╝ber den Einkauf von Verpflegung m├╝ssen mit den Ma├čnahmedaten ├╝bereinstimmen. Die Daten solcher Belege k├Ânnen auf keinen Fall nach dem Ma├čnahmedatum liegen.
  • Gas zum Kochen und Heizen und andere Brennstoffe geh├Âren zu den Verpflegungskosten.
  • Wir empfehlen, sich eine Sammelrechnung bzw. -quittung des Supermarktes, B├Ąckers o. ├Ą. ausstellen zu lassen; das erspart das Sammeln und Aufkleben einzelner Bons/Belege.
  • Verpflegungsgeld bei einem Hike kann durch einen Eigenbeleg (Quittung) nachgewiesen werden. Die Quittung bitte mit zwei Unterschriften versehen (LagerleiterIn und Empf├Ąn┬şgerIn). Beispiel: Verpflegungsgeld Hike: 6 Pers. x 5 Tage x ÔéČ 5,00 = ÔéČ 150,00 / Von der Gruppe braucht dann w├Ąhrend des Hikes keine Einzelbelege f├╝r Lebensmittel gesam┬şmelt werden. Wichtig: Diese Regelung gilt nicht f├╝r durchgehende Wanderl├Ąger, Fahrradtouren, etc.

Position 2: Fahrtkosten TeilnehmerInnen / Transportkosten Material

  • Bei Busrechnungen oder Fahrscheinen der ├Âffentlichen Verkehrsmittel m├╝ssen diese mit den Ma├čnahmedaten ├╝bereinstimmen (Datum Hinfahrt, Datum R├╝ckfahrt, Ortsangaben (von ÔÇô nach), TeilnehmerInnenzahl). Abweichungen m├╝ssen schriftlich erkl├Ąrt werden!
  • Rechnungen/Quittungen f├╝r geliehene Fahrzeuge m├╝ssen das Kennzeichen des Fahrzeugs, Daten des gemieteten Zeitraums, den Zweck der Nutzung, die komplette Anschrift des Halters und den Betrag enthalten.
  • Es gibt zwei M├Âglichkeiten der Kostenabrechnung f├╝r Fahrten mit dem PKW: 1. Als Pauschale kann z.Z. ein Betrag von ÔéČ 0,30/km abgerechnet werden. F├╝r jede weitere Person im Auto kommen ÔéČ 0,02/km dazu. Bei einem voll besetzten Auto sind es also ÔéČ 0,38/km. Dazu ist bitte das Formular ┬┤Fahrtkostenbeleg` zu verwenden. 2. Alternativ zur km-Pauschale k├Ânnen die tats├Ąchlichen Kosten in Rechnung gestellt werden (Benzin; ├ľl, etc.); in diesem Fall m├╝ssen die Tankquittungen etc. eingereicht werden. Tankquittungen, deren Ausstellungsdatum mehr als einen Tag vor oder nach der Ma├čnahme liegt, werden nicht anerkannt.
  • Versicherungen f├╝r Fahrzeuge sind keine Fahrtkosten. Diese Kosten geh├Âren zur Position 'Sonstige Kosten'.

Pos. 3: Vorbereitungskosten

  • Kosten der Vorbereitung in Form von Porto, Telefon, Schreiben/Kopien sowie Vortour (Fahrtkosten, Verpflegung, evtl. Unterkunft) m├╝ssen durch Belege nachgewiesen werden.
  • F├╝r Porto- und Telefonkosten k├Ânnen Ersatzbelege durch den/die verantwortliche(n) LeiterIn ausgestellt werden; bitte nur realistische Kosten einsetzen. Die Belege m├╝ssen vor dem Zeitraum der Ma├čnahme datiert sein.
  • Ausnahmen hiervon sind Belege f├╝r die Nachbereitung im Leitungsteam und das Nachtreffen mit Teilnehmer-Innen/Eltern. Diese Belege m├╝ssen allerdings mit einem Vermerk und dem entsprechenden Datum der Veranstaltung versehen sein.
  • Kosten f├╝r Fotodokumentationen, die nach der Ma├čnahme anfallen, m├╝ssen ebenfalls unter dieser Position abgerechnet werden.
  • Teilnahme- und Fahrtkosten f├╝r 1.-Hilfe-Kurs (1 Person) geh├Âren zu den Vorbereitungskosten; TN-Geb├╝hren f├╝r DPSG-Ausbildungsveranstaltungen k├Ânnen nicht abgerechnet werden.

 Pos. 4: Material- und Programmkosten

  • Material- und Programmkosten sind alle Kosten, die f├╝r die Durchf├╝hrung der Ma├čnahme, also f├╝r das Programm ben├Âtigt werden. Dazu geh├Âren auch die Leihgeb├╝hren und der Materialtransport f├╝r Ger├Ąte und Gegenst├Ąnde der Programmgestaltung (Boote, PA, Schwimmwesten,...). Zu Material- und Programmkosten geh├Âren auch Landkarten bzw. allgemeines Infomaterial sowie Reisef├╝hrer.
  • Fahrtkosten und Eintrittsgelder zur Programmgestaltung (Museum, Schwimmbad, Freizeitpark, Stadt┬şbesichtigung, usw.) sind ebenfalls hier aufzuf├╝hren. Bei Eintrittsgeldern nach M├Âglichkeit Sammelquit┬ştungen ausstellen lassen.
  • Verbrauchsmaterial ist generell abrechnungsf├Ąhig (Stifte, Papier, Kleber, Bastelmaterial, Plakatkar┬şton, Band, usw.), wenn es genau bezeichnet ist. Pauschale Bezeichnungen wie 'B├╝romaterial' oder 'Bastelmaterial' reichen nicht aus. Diese Angaben m├╝ssen pr├Ązisiert werden, z. B. 'Bastelmaterial f├╝r . . . . ' oder 'Plakatkarton', 'Farben', 'Stifte', 'Pinsel',... Anschaffungsmaterial wird pro Position mit einem maximalen Betrag von 50 ÔéČ gef├Ârdert. Die Summe der Anschaffungsmaterialien darf maximal 5 % der f├Ârderf├Ąhigen Kosten betragen. Als Anschaffungsmaterialien z├Ąhlen z. B. T├Âpfe, Kocher, Tische und B├Ąnke. Aber auch Halst├╝cher, Abzeichen, Lager-T-Shirts und Aufn├Ąher sind keine Material- und Programmkosten, die komplett angesetzt werden k├Ânnten, weil diese Sachen in den Besitz der TeilnehmerInnen ├╝bergehen.

Pos. 5: Sonstige Kosten

  • Sonstige Kosten sind: Telefonkosten w├Ąhrend der Ma├čnahme, Arzneimittel, Versicherungen.
  • Erste-Hilfe-Material bitte nur f├╝r den Verbrauch im Lager kaufen und abrechnen.
  • ├ťberpr├╝ft welche Versicherungen ihr braucht. Infomationen ├╝ber den Versicherungsschutz der ECCLESIA findet ihr auf der Homepage des Bundesverbands